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国际教育学院行政及教辅岗位职责


学院办公室

学院行政秘书

学院行政秘书岗位职责:

1、调查了解全院行政工作的情况,向学院报送重要信息。协助院领导处理好院的行政管理和后勤保障等事务工作。

2、草拟院行政工作计划、总结、请示、报告及其他全院性的规章制度等文稿。

3、负责党政文件的收发,及时送部领导阅示,并妥善保存。

4、负责接待并处理校内外来人、来访、来电等有关事宜。接收处理各类行政文件和系内外有关单位的信函、电报、电话、通知,及时报院领导阅批,或交办有关人员承办,并做好催办、清退和归档工作。填写院工作日志和系大事记。

5、 安排院务会议议程,做好会议通知、会场准备、会议记录等会务工作。检查院务会议决议的执行情况。根据院领导的指示,安排全院重要活动。

6、 负责部门工作简报及有关的宣传报道、影像等工作。

7、 协助学院领导做好二级管理的各项工作。

8、做好财务管理工作,配合学校财务处做好每年度的部门预算、决算工作。

9、 负责办公用品购置和固定资产的保管工作,建立并严格执行对办公用品的登记签字制度。

10、 协助学院领导做好对教职工的考勤工作及教师考核工作。

11 运用办公自动化系统处理好各种电子资料、图片资料及保存工作。  

12 负责学院行政公章的使用、管理工作。  

13 负责学院的档案收集管理工作。

14、 认真完成学院领导交办各项的工作。

、中国本科生(英语专业、汉语国际教育)教学秘书

教学秘书是各系、部、室承担教学管理工作的专职人员,在国际教育学院院长直接领导下下开展工作。主要承办教育教学对口的各项教学管理工作,负责全面了解教学情况,及时向系主任反映。具体职责如下:

(一)教学管理

1、协助系主任制订修订本系各专业教学计划、教学大纲并督促贯彻执行。

2、根据教学计划和系主任教学工作安排,填写教学任务书,及时报送教务处教学科,经审批后及时发给教师并安排教师根据任务书填写教学日历。学期末根据任务书统计教学工作量,核发课时津贴。

3、协助系主任检查教学纪律,及时发放、收交教室日志。

4、负责办理外聘教师审批手续,及时统计、报批、发放外聘教师代课费。

5、建立并保管本系、部教师教学业务档案。

6、安排学生教育见习、实习,毕业论文写作等事宜,做好成绩统计工作。

7、安排学生评教打分,并将打分统计结果及时报送教学科。

(二)、教务管理

1、协助系主任做好学生报到注册工作并将报到注册情况及时报送教务科。安排新生报到注册、入学教育、体检及校徽、学生证、学籍卡的填写、发放工作。

2、配合教务处做好学生休学、复学、退学、转学、转专业等工作,按章办事,及时处理。

3、协助系主任编排本系各年级的课程表,报教务处审定。根据审定后的课程表填写授课通知单,在上课前一学期末发给任课教师。将课程表发给有关班级。

4、课程表一经排定,一般不得更动。如遇特殊情况需要调整时,须报主管院长批准,交教务处备案。教师临时调课,要填写调课通知单,经系部主任和教务处领导批准后方可调课。教学秘书要将调课情况及时通知有关师生,务使不出差错。

5、负责学生成绩考核管理工作  

(1)开学前向任课教师发放专业理论课程部分和每轮次专业技法课程部分的《教学日历》、《学生平时成绩登记册》、《学生缺勤登记表》并在课程结束后将《学生成绩评分表》、《学生学期成绩表》、《试卷分析表》发给任课教师填写并及时收回存档。  

(2)安排考试日程、考场、落实监考人员,及时通知有关师生并报教务科。

(3)考试前两周协助教研室主任向任科教师收集试题、制卷、装订,负责保管和考试时的发放工作。  

(4)学期末汇总各科学生成绩登记表,填好学生成绩总表和成绩报告单,做好有关的统计工作。  

(5)考试结束后,及时发出考试成绩通知单。通知不及格学生做好补考或重修准备。统计因课程不及格而应该补考、重修、留级、退学的学生名单,经系主任签字后报教务科办理有关手续。  

(6)抄送学生补考名单,安排补考日程和考场,补考后,完成补考成绩的登记工作,报送教务科。  

(7)检点任课教师必须用兰黑色钢笔填写成绩登记表。各科成绩一经评定后不得涂改,确因笔误需改动时,须有任课教师在改动处签字。检点任课教师在补考成绩单上填最高“60”分并注明“补考”、“缓考”、“重修”等字样。  

(8)《学生学期成绩表》、《学生补考成绩表》由教学秘书保存,按学期登记《学生历年成绩表》。并有权拒绝学生和其它人员随意查阅  

9)负责毕业班毕业前各学期成绩的整理工作,提供毕业、结业和授予学士学位的学生名单,供系领导审核。

10)负责大学英语四、六级和专业外语四、八级统考的组织工作。  

11)整理保管学生学籍档案,学生毕业时将学生历年成绩总表填写一式二份。发放学生毕业证书、学位证书,办理毕业生离校手续。

(三)、教材和教学数据管理

1、协助系主任及时做好各科教材的预定工作,配合教材科发放教材,保证教材在开课前发到师生手中。

2、做好教学工作大事记和学期、学年工作总结。按照教育部高等学校合格评估标准和学院的安排,做好各项教学管理文件、资料的归档、保管工作。

(四)、完成领导和学院交办的其他工作任务。

三、实验教辅

   实验教辅人员是国际教育学院办公室行政岗位之一,主要负责学院实验室、语音室、智慧教室等实验室管理,具体职责包括:

1、实行办公坐班制,要求全天坚守工作岗位,按时上班、下班,遇事请假。

2、负责保管实验室所有仪器设备和实验器材,做好日常维护和保养,确保仪器设备的正常运行;积极进行实验器材的改进和自制工作。

3、教辅人员每个学期期初和期末应对各项教学软硬件设施进行清查盘点,发现问题及时上报,更新和更换损坏的设备,确保不对正常教学造成影响。

4、按照课程表做好各教室(含语音实验室等)的门窗、灯光开闭工作,以免天气等因素对教室各项设施和设备造成不利影响或损坏,课前至少提前15分钟打开相关教室门锁,备好上课用设备,电脑开机,打开投影仪,使教学设备处于即时可用状态。教师下课后,应及时检查设施设备的开闭状态,不使机器设备处于无谓空耗状态,以免影响设备有效寿命。

5、定期对各项教学设施和设备进行检修维护,清理、清洁中控台,及时更新和优化电脑系统软件和教学软件,安装纯净版系统软件和应用软件,使上海体育学院官网在网页收藏夹中首页可见,方便教师上网和课堂即时考勤,尽可能减少网页广告、资讯弹窗的弹出等,发现问题及时处理,确保各项设施设备完好,能正常使用。

6、对教师上课期间突发的软硬件故障能及时响应,熟练处理,确保教学活动顺利进行。

7、认真听取教师对教学设施和设备提出的意见和建议,涉及厂家的,及时与厂家技术人员对接,对故障进行反馈和敦促处理,定期为教师提供培训,帮助教师熟悉各项设施和设备的使用和进行简单故障处理,提高设备使用效率。

8、负责教学软硬件设施的接收、更换、核销等工作。

9、积极协助各教学团队组织的考试、考级、评比及第二课堂等各项活动,做好教室内各项软硬件设备保障工作,确保相关活动顺利进行。

10为学院各办公室提供电脑、打印机等设备的软硬件安装、调试、维护工作,保障相关设施的正常运转,保障正常办公需求。

11、教辅人员不得擅自离岗或脱岗,有事需事先书面向院办请假,履行请假手续,因突发紧急事件不能事先书面请假的,事后应及时补办,并按照相关规定处理。

12、严格执行安全制度,确保人身和财产的安全。熟知火警、触电、爆炸等意外事故的应急处理办法,做好水、电和门窗的安全检查,发现隐患及时上报并协助相关人员进行解决。

13、做好学校、学院、教学团队等安排的其他相关工作,如监考等。

14、认真完成学院领导交办各项的工作。

留学生办公室

国际学生教学秘书

国际学生教学秘书是承担留学生(含学历生和非学历生)教学管理工作的专职人员,在国际教育学院教学副院长直接领导下开展工作,隶属于留学生管理办公室团队。主要承办国际学生教育教学对口的各项教学管理工作,负责全面了解国际学生教学情况,与各二级学院教学秘书对接国际学历生相关情况,及时向留学生管理办公室及学院领导反映。具体职责如下:

(一)、教学管理

1、整理各专业的教学计划、大纲供国际本科生、研究生使用;

2、教学日历的汇总上报工作;协助教学任务的落实、反馈实施;

3、负责制定教学管理工作相关计划及撰写总结;

4、负责排课,教师坐班答疑、晚自习时间表制订

5、负责汉语教师调、停课、补课调度工作教室安排与协调

6、计算、核对教师教学工作量,核发课时津贴

7、负责办理外聘教师审批手续,及时统计、报批外聘教师代课费

8、配合领导教学评估工作

9、整理和保存教学档案

(二)、教务管理

1、做好留学生考务工作,包括:期末考试安排、教室座位调整、试卷打印、试卷归档等

2、组织语言生HSK考试报名及考试结果统计工作;

3、做好每年留学生专业面试的组织实施、材料归档等工作

4、配合各二级学院教学管理工作保持与教务处和研究生处的沟通

5、配合教务处做好留学生休学、复学、退学、转学、转专业、学分替换等工作,按章办事,及时处理。

6、做好国际学历生学信网信息注册登记工作;

7、做好国际学历生毕业审核离校工作;提供毕业、结业和授予学士学位的学生名单,供学院领导审核。

(三)、教材和教学数据管理

1、做好国际学生(含学历和非学历生)的教材选用征订发放工作;

2、做好学历生/语言生的成绩管理工作;

3、整理保管学生学籍档案,学生毕业时将学生历年成绩总表填写一式二份。发放学生毕业证书、学位证书,办理毕业生离校手续。

4、制定学历生信息汇总报表

(四)其他工作

协助留学生办公室各岗位的工作

完成办公室及学院领导交办的其他工作

、国际学生专职辅导员

国际学生辅导员是根据国家政策要求,按照一定比例专门为国际学生配备的专职辅导员。国际学生专职辅导员岗位隶属国际教育学院留学生办公室,同时接受学工部考核。国际学生专职辅导员的主要职责包括:

(一)学历学位生日常管理(住宿管理、班会、主题教育、一对一面谈)

1班会:认识新同学、适应新生活。  

2诚信考试主题教育及压力应对方式探讨。

3交流与一对一谈心谈话。  

4长期生住宿安排和管理定期排查住宿卫生和安全。  

5、每周汇总语言学生的考勤

6、每月汇总奖学金生签到、请假情况,协助办公室做好奖学金生活费发放工作。

7、学生请假、开具学生所需证明。

8、学生证件制作与发放。

9、配合办公室做好奖学金评审及学生违纪处理。

10、协调、处理学生的突发事件。

(二)文化浸润(传统节日、市内外观光,达到知华、友华、爱上体的目标)

1.对学生进行政策、文化教育。  

2.参加我国传统节日活动,久事赛事活动,参加弄堂游戏活动等。  

3.组织体育赛事,打造上体LOGO。  

4.主题教育:从体育中进行无国界友谊教育、团队教育;通过体育改善人民的健康水平、幸福指数。  

5.学生社团工作。  

(三)学业成长(HSK考试经验分享、就业和实习经验分享、优秀学生学习经验分享等)

影响辐射(校园竞赛、社会实践)

1.学生就业咨询指导。  

2.开展毕业生经验分享会。  

3.在公众号中定期进行相关信息的分享。  

4.定期组织实习、就业的经验分享交流。  

(四)学生事务管理

1、负责国际学生签证、保险、实习加注等外事服务管理工作。

(五)学生活动组织

1、组织我校国际学生参加校内外各类活动,并负责整理和保存学生活动照片及影像档案。

2、组织策划国际文化节活动。

(六)完成学院领导交办的其他任务。

三、外事与留学服务(前台)

   外事与留学服务(前台)岗是设置在国际教育学院留学生办公室下的一个专门岗位,应熟悉国际学生相关管理政策、规章制度,其主要职责有:

1、境外人员入住的住宿登记及每月住宿登记材料的汇总、整理和装订工作、归档工作;

2、短期境外人员团组住宿安排

3、配合宿管、文保、武保处等单位定期检查境外学生公寓;

4、每周统计宿舍晚归情况,汇报给留学生办公室和学院领导;

5、协助留学生办公室各岗位的工作

6、完成办公室及学院领导交办的其他工作

、招生与留学项目开发

   招生与留学项目开发岗位是隶属于国际教育学院留学生办公室的一个行政岗位,专门负责长短期国际学生招生工作,主要职责包括:  

1、短期留学生招生项目开发与生源拓展

2、处理短期留学生入学、或短期团组的培训/交流等咨询

3、短期留学生的体检与保险相关事务

4、短期留学生的信息数据汇总与上报;

5、留学生暑期学校的教务生活管理

6、交换生护照管理和签证服务、教务管理(包括交换生选课、学分结算、成绩单及证书制作)

7、长期国际学生招生工作;

8、协助留学生办公室各岗位的工作,并完成办公室及学院领导交办的其他工作

国际教育学院

2019年11月6日

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